Gelelim ERP projelerinde, projeyi gerçekleştirecek olan firmanın takımındaki rol dağılımına…
Daha önceki yazımda kısmen de olsa yazılımı satan personelin satış sürecindeki davranışlarına kısaca değinmiştim. Şimdi, kısaca ERP satışı gerçekleştikten sonra satıcı firmanın proje içinde görevlendirdiği personelin rollerinin dağılımına değineceğim. Bu arada bu genel bir tespittir, tüm firmalar bu şekilde hareket ediyor gibi bir kanı ortaya çıkmasın…
Evet, bir ERP projesinde satış aşamasından sonra devreye giren takımdaki kişilerin rollerine biraz değinelim. Öncelikle işin başında bir PROJE ANALİST’i yer almakta. Temel görevi ERP alımını gerçekleştiren firmanın süreçlerini analiz etmek olan proje analisti; henüz kendi yaptığı işin gerçekliğini idrak edememiş alıcı firmanın personeli ile süreçleri yapılandırma çalışmasına giriyor. Bu çalışmanın sonrasında ERP süreçleri içinde iken müşteriler genellikle, “-aaa biz bunu böyle yapıyorduk ama” diyerek o güne yapılmış tüm çalışmaları bir anda bozabiliyor. Burada analizi gerçekleştiren kişi ya da kişilerin analiz sürecini gerçek anlamda uzun tutmaları gerekiyor. Hatta benim burada ki önerim, analizi yapacak olan arkadaşın, firmada her departmanda en azından bir hafta çalışarak tüm süreçleri yerinde tam olarak incelemesi (tabi bu maliyeti çok yükselteceği için ve satıcı firmanın da kalifiye personel sıkıntısı olduğu için pek mümkün olmuyor) gerekiyor. Sonrasında ortaya çıkacak tüm sorunları ve ekstra yapılacak masrafları en aza indirgeyecek bir hamle olabilir bu.
Proje analizi sonrasında devreye giren, PROJE YÖNETİCİSİ ve DANIŞMAN’ların (çoğu ERP satan firmada ikisi de aynı personel olmakta) yapılan analizlere uygun hareket etmesi ve hazırlanan ERP dokümanına göre süreçleri inşa etmesi gerekirken ne yazık ki bu da pek mümkün olmuyor. Bu seferde, şirket içinde çalışanların; ekstra istekleri, talepleri ve dirençleri başlıyor. Analizi yapan kişinin anladığı ve dokümante ettiği iş süreçleri, ne yazık ki pratikteki hayata uymuyor. Proje analistine işi anlatanlar danışmanlara bambaşka bir tavır sergilemeye başlıyor. Burada danışmanın karşılaştığı direnci kendi şirketinden birilerinin çözmesini beklerken, beklediği geri dönüşü alamamanın hüsranı ile mutsuz bir şekilde çalışmaya devam ediyor. Hoş, danışman kategorisinde de sorunlar (yeterli personel bulunamadığı için) katlanarak büyüyor. Genelde danışmanlık uzmanlıklarına göre projeye dahil olması gerekirken, bir danışman; finans, tedarik zinciri, insan kaynakları, üretim, crm, bütçe ve daha birçok modülü devreye almaya çalışıyor hatta bununla da bitmiyor iş birde sektörel uzmanlaşmayı da içselleştirmesi gerekiyor. Yani hem otomotiv sektörünün iş süreçlerine hâkim olacaksın hem de finans, tedarik zinciri yönetimi ve bütçe planlamaya… Zor bir iş değil mi? Ama ne yazık ki onlardan beklenenler bundan daha fazlası oluyor.
Bir sonraki aşamada ise DEVELOPER’lar devreye giriyor, yani yazılımcılar. Yazılımcılar, öncelikle satışçının, satış esnasında verdiği sözlere göre uygulama içine yeni modüller ya da ilave geliştirmeler yapmakla işe giriş yapıyor. Sonrasında proje yöneticisi ve danışmanların taleplerini yerine getiriyor. Bu işi yaparken üretici bir firmada ise süreçler bir nebze dağıtık modelde yönetiliyor. Fakat bir bayide çalışıyorsa yani iş ortağında ise tek başına bunları sırtlamak zorunda kalıyor. İşin ilginç yanı, danışmandan beklenen performans az çok yazılımcıdan da talep ediliyor. O da hem iş süreçlerini hem sektörü hem yazılımı hem de müşteriyi iyi bilmek zorunda. Bazen, yazılımcılarda müşteriye gidip bu geliştirmeleri yerinde de gerçekleştirebiliyor.
Ve hikayenin başındaki kişi patron ya da satış müdürü o şirketin sürekliliğini sağlamak adına, verilmemesi gereken sözleri vererek, çalışanlarını satış yaptığı firma karşısında ezdirerek, hallederiz efendim en kısa sürede diyerek, işi basite indirgeyip sonrasında da patlayan işlerden dolayı zarar ederek yoluna devam ediyor.
Bu basit anlamda bir inceleme yazısı idi fakat resmin bütününde çok daha fazla söylenecek söz var… ERP sektörünün bir yere gelmesi için satıcı firmaların öncelikle kendi iç süreçlerini tam anlamıyla çözmesi ve düzenlemesi gerekiyor. Yetkinlikleri artırılmış ve geliştirilmiş mutlu çalışanlar ile çıkılan yolda, başarılı olmak her zaman daha kolaydır. Bu yüzden önce çalışanına yatırım yapmak, sonra onları piyasa şartları altında ezdirmeden sisteme dahil etmek, müşteri tarafında da memnuniyeti artıracaktır.