İletişim kelime anlamı olarak, kişiler arasında bilgi ve duygu alışverişi olarak tanımlanabilir. TDK bu konuda bir adım daha ileriye giderek iletişimi; Duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması, bildirişim, haberleşme, komünikasyon olarak tanımlamış. Günümüzde iletişimi akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarma eylemi o kadar ciddiye alınıyor ki insanların bu aktarma ve yükleme eylemlerinde içsel olarak yaşadığı sorunlar bir iletişime geçememek gibi bir davranış sergilemeye başlıyor. Sonrasında neler mi oluyor? Kavgalar gürültüler ortaya çıkıyor, doğru iletişime geçebilmek için eğitimler alınıyor, anlaşılmama kaygısı başlıyor, ifade ederken sorunlar baş gösteriyor ve iletmek istenen şeyler için araçlar kullanılıyor.
Evet genel hayat içinde yaşadığımız ve hepimizin temel sorunu olan iletişim, çalıştığımız şirket içindeki yönetim kademeleri ile olan paylaşımlarımızdan, müşterileri anlamaya, sorun çözümünden, arkadaşlık ilişkilerine kadar her aşamada kendini gösteriyor. Bildiklerimizi karşıya iletmek için öğrenmemiz gereken çok sayıda dil kalıbı olduğunu bilmemiz gerekiyor mesela. Araştırmalar sonucu insanların görsel, işitsel, kinestetik algılama şekillerine sahip olduğunu ve görsel biriyle işitsel birinin iletişiminde çok büyük sorunlar olduğunu fark ediyoruz. Böylesi elzem bir konu olan iletişim ne yazık ki ne aile içinde ne de okulda bizlere öğretilmiyor. Hatta çalışma hayatı içinde de pek öğretiliyor sayılmaz (özel eğitim alarak zoraki öğretilen bilgiler hariç). El yordamıyla bulabildiğimiz ve öğrendiğimiz iletişim teknikleri ile sorunlu ilişkiler ve yaşamlar sürdürmeye devam ediyoruz.
Gelelim iletişim kelimesinin bir ERP projesindeki duruşuna. Evet, az önce bahsettiğimiz gibi iletişim bir aktarımdan ibaret ve siz karşıya doğru bilgiyi, onun anlayacağı dilde aktarırsanız karşı tarafta bu bilgiyi sizden doğru şekilde alır. Bunu dosya formatlarına benzetebiliriz, dwg (Autocad) formatındaki bir dosyayı Word ile açamazsınız. Word dokümanını da Photoshop’ta açamazsınız. Ortak bir dil ya da bir çevirici gerekiyor ki birinden diğerine dosya aktarımı gerçekleşsin. Fakat insanlar arasındaki iletişimde ve bilgi aktarımında bir çevirici olmadığı için ve iki tarafta aynı algı seviyesinde olmadığında ne yazık ki anlatılmak istenen şey tam olarak karşı tarafa geçmiyor. Verilmek istenen bilgi de havada kalıyor.
ERP projelerinde ortaya çıkan ve sorun olarak değerlendirilen birçok durum iletişim sorunundan kaynaklanıyor. Tam olarak karşıya anlatamamak ve aktaramamak, onun anlayacağı formata çevirememek ya da aynı formatı kabul eden iki bireyi bir araya getirememek, sorunların büyümesine sebep oluyor. Bir ERP projesine başlanmadan önce ya da başlandıktan sonra ortaya çıkan problemlerin arkasına baktığınızda temelde anlatamamaktan ve anlaşılmamaktan kaynaklı sorunlar olduğunu göreceksiniz. İletişim bu kadar önemli iken ve ürünü sattığı müşterinin kendi içindeki iletişimi sorunlarını çözebileceğini iddia eden bir çözümü satan firmanın böylesi önemli bir detayı atlayarak, proje yapmaya çalışması da başarısızlıkların ortaya çıkmasına neden oluyor. Temel iletişim tekniklerinde dinleme esasken, birçok ERP projesinde karşı taraf bilgi aktarımında bulunurken, dinleyen taraf genelde vereceği cevaba odaklandığı için tam olarak senkronizasyon sağlanamıyor, hal böyle olunca da çatışmalar başlıyor ve doğru yönetilemeyen çatışmalarda para ve zaman kaybına neden oluyor.
ERP firmalarının temelde yapması gereken işlerden biri de tüm personeline doğru iletişim teknikleri konusunda eğitim aldırmaları olmalı. Fakat bunu dayatma ile değil çünkü dayatma olduğunda eğitim bir işe yaramıyor- talep yaratarak ve insanlara bu eğitimin katacağı artı değeri anlatarak verdirmek daha mantıklı olacaktır. Birçok eğitmen arkadaşım var ve verdikleri eğitimler ile sonuçlarına bakıyorum, eğitime gelenler (yine iletişim ve aktarma ile ilgili) şirketin kendilerini zorla göndermesiyle ilintili olarak verilen bilgiyi almamayı seçiyor ve kendisini tamamen iletişime kapatıyor hatta bazen bu konuda ileri giderek, eğitimi de sabote edebiliyor. Bu da yaşanan bir başka iletişim sorunu olarak karşımıza çıkıyor.
Evet, sorunların büyük bir kısmının bilgi ve içerik aktarımı esnasında yaşandığı ve çözümünde daha basit dokunuşlarla çözülebildiği bir iş sürecini çetrefilli hale getirmeden ileriye taşımak için, iletişimi ve doğru iletişim tekniklerini öğrenmemiz gerekiyor. Nasıl mı? Kendi iletişim tekniğimizi fark edip, kendimizi geliştirerek ve sonra karşımızdaki kişiyi gerçekten dinleyerek tabi ki… Mevcut bilgi ile bunu başaramıyor muyuz? Öyleyse canı gönülden bir iletişim teknikleri eğitimine katılarak, farkındalık kazanmak suretiyle bunu hayata geçirebiliriz.
İletişimde kalın ve iletişime geçin…
Yazar : Murat TALİ